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高校信息化建設“走彎路”現象分析與對策
發布時間:2016-1-15   閱讀次數:

    摘要:目前國內高校信息化建設已取得較為突出的成就,但同時也走了一些彎路,主要體現在信息化管理與服務模式不完善,業務需求變動頻繁;規劃和服務設計不深入,系統更新升級頻繁;信息化項目定位不準,實用性較差。分析“走彎路”現象的根源不僅有利于避免浪費建設經費、節約建設時間,也利于推進高校信息化健康可持續發展。

一、高校信息化現狀及不足
  國內高校信息化建設經歷了幾個不同的發展階段,從早期的孤立的業務系統建設到系統集成化、數據共享化、業務整合化等長足進步。目前不少高校已建成了較為完備的信息化服務平臺,但伴隨著大量信息化建設,也出現了各種走彎路現象,其中的經驗和教訓值得深入關注。

    (1) 部分信息化項目定位不準,實用性差。沒有充分調研用戶需求、使用習慣,或者沒有根據學校的信息化環境,未經科學論證就開啟建設項目。導致相關系統使用率不高,加上后續升級與更新問題不到位,最后只能廢棄或推倒重建。
  (2) 規劃和服務設計不深入,系統更新頻繁。由于業務系統頂層設計粗糙,項目的功能設計主要著眼于解決當下的問題,隨著高校業務的發展,需要不斷進行系統更新和升級。每次升級和更新過程都需要付出較多的時間和經費成本。信息化實施部門沒有密切關注各個業務部門的實際需要,沒有站在全校的高度統籌考慮項目建設,信息化建設處于某種無序狀態中。
  (3) 管理理念與服務理念與師生的期望有較大差距。信息化作為有力的工具,是對傳統的高校管理和服務理念的革命,但是傳統管理體系和條塊化管理服務模式,阻礙著信息化服務的進一步發展,信息化實施部門只能做有限的規劃和頂層設計來迎合學校信息化需求。
信息化“走彎路”現象是信息化發展到一定階段的產物,而解決“走彎路”現象又面臨著一系列的實際的工作困難。
  (1) 協調困難。體量龐大的業務系統使信息化改造、提升較為困難,需要協調校內不同業務部門及相關廠家;學校業務的不斷發展,對業務系統的內在整合提出更高要求,常常流程改動涉及多個業務系統,需要協調相關的業務部門及廠家,但由于項目早已完結,配合意愿和支持力度有著較大的不確定性。
  (2) 技術困境。由于核心技術受制于廠家,學校在業務改造方面,技術方案首先需要各廠家達成一致意見,難以落實高校多樣化的信息化需求,也難以在技術上得到較好的支撐。
  (3) 需要付出更多的建設經費和時間成本。信息化建設同樣存在“邊際成本”增加而效用遞減的規律,信息化提升與改造需要兼顧現狀態,信息化需要更多技術人員投入,溝通廠家和學校各業務部門,同時對項目管理能力提出了考驗。

信息化“走彎路”也導致了不能及時滿足師生的信息化需求;信息化升級改造費用相對較高,學校議價能力相對較弱,造成較大的費用開支。
  當前部分高校面對“彎路”現象,往往會陷入兩難的困境:是加大投入擴建還是繼續觀望。繼續投資往往使信息化越來越被動,協調壓力、時間壓力較大,效果也不一定理想,更難以推動高校信息化可持續發展,而繼續觀望則又會錯過信息化的最佳時機。


二、信息化建設常見的“走彎路”現象原因分析
    高校信息化的“走彎路”現象與信息化特質密切相關。
    特質一:信息化專業性較強,具有較高的專業門檻,信息化實施過程中需要對IT技術有比較深入的了解,才能充分利用好IT技術性能,才能在項目管理中科學地規劃和實施。
    特質二:信息化內容繁多,涉及人事、財務、學工、教務、科研等方面,包含硬件支撐平臺、網絡平臺、信息化服務平臺,業務相對復雜。

    特質三:承建廠商較多,如何有效管理廠商成為一個難題。由于業務改造往往在原有的系統上進行,依賴于原有建設者,削弱了學校的話語權,除了需要較多費用之外,對于技術層面的可行性及實施方案確定,各個廠家之間的協調都存在周期較長問題。

    特質四:與高校業務管理密切相關。信息化必然涉及對現有的高校組織架構、管理職能、服務模式、管理體制的解構與重組,影響到部分部門的利益。這些因素注定使高校信息化之路不平坦。


  總體說來,“走彎路”大致可分為3個層次:
  1.信息化實施層面的彎路現象
  業務需求調研不明確。業務需求調研是項目建設的關鍵點之一,業務需求不明確直接導致后續項目設計、開發、實施工作錯位;常見關鍵業務需求描述含混,業務邊界及其系統的邏輯關系不清,直接導致在項目設計階段發生功能定位偏差。
  項目設計缺乏全局性理念、全生命周期概念,沒有較為完善的頂層設計作為項目依據。項目設計需要具備豐富的項目經驗,了解學校的總體規劃和目標,如果考慮不周,必然處于不斷的修改中。
項目開發監管不到位。缺乏足夠項目管理經驗,對項目的功能、性能監管不細致,不了解關鍵技術,驗收過程流于形式,后期運維管控能力不足,導致過于依賴廠商,使信息化始終處于被動狀態。
  信息化實施層面彎路的原因是技術層面導致的,主要是缺乏足夠的項目管理能力及過硬的IT業務素質,繼而引發需求調研、系統功能定位、項目設計等多方面問題,所有這些都會迫使信息化走回頭路,以彌補前面工作的不足。
    2.服務模式及管理模式層面
    服務模式和管理模式不能滿足師生的要求。IT技術革命帶動了信息化觀念和服務理念的提升,師生用戶不再滿足于傳統服務模式所帶來的信息化服務,舊有的服務和管理模式被動地應付著來自各方面的變革要求,信息化實施部門需要不斷地完善系統來迎合這些要求。
    信息化中的管理模式未能同教育管理的要求相結合,從開發商、各高校之間、高校各部門之間等各個層面表現出散、小、亂的特點,缺乏從整體和全局考慮全校的業務整合及職能調整,只能對矛盾比較的突出的問題進行整合。這些先天不足,導致系統建設的業務需求只能迎合目前的業務現狀,缺乏足夠的長遠目標,實踐中容易走較多彎路。
  高校可考慮緊緊圍繞目前的業務和管理,賦予局部或全局的改良職能,提升業務服務規劃和設計能力。同時需要信息化建設部門對業務流(面對師生服務的服務流、面對各級管理的管理流、業務數據流向的數據流),進行統籌考慮,利用信息化技術合理梳理流程,給師生提供更多的便捷服務。
  總體來看,高校信息化還需要經過較為漫長的歷練,需要學校管理層與信息化職能機構一起做更為深入的業務服務和管理模式的思考。


    3.信息化管理體制
  盡管信息化為改革高校管理體制提供了強大的技術手段,但是目前高校仍然以傳統官僚層級體制和條塊化管理為主要特征,信息化實施機構面對相對強勢的行政權力,較難利用IT技術重構管理體系;導致目前信息化建設只能圍繞現有管理模式,做局部的改良,而不是圍繞“為師生服務”的終極目標重新設計管理體系。
    一方面信息化具有工具性特征,是利用IT技術提升管理水平、服務水平的有力支撐;另一方面,信息化具有強大的能動作用,使原有的高校各單位對師生的服務模式、管理方式產生重大變革。目前的管理體制問題成為阻礙信息化健康且持續發展的最大障礙,管理體制處于一個不斷完善的階段,管理體制的變化必然帶來信息化服務內容變更。
  總體看來,需要管理體制進行重大轉型,以師生服務為中心、以服務教學科研為目標重新構建信息化管理體制,可以帶來較為穩定的信息化平臺。盡早確定可大幅度少走信息化彎路,獲得較好的師生服務滿意度。
    三、解決之道
  解決信息化中“走彎路”問題需要站在全局的高度上進行頂層設計,在管理體制上打破信息化建設固有思維,建立合理而面向長遠的信息化管理體制;業務模式上確立面向師生服務、師生管理業務模式;打造專業的信息化專業技術隊伍,提升信息化專業管理能力,把業務流、服務流、數據流、管理流融為一體,按照人、財、物的全生命周期梳理業務流程,分拆出各類業務系統,各業務之間業務流、數據流及服務流有機地整合在一起。
  要實現這些功能,必須從管理體制、服務模式及管理模式、信息化實施能力上綜合考慮解決:
  1.信息化管理體制上
  信息化首先是管理模式、管理理念的信息化,這涉及整個單位的組織結構調整、業務流程改良和人力資源重新分配等重大舉措。如果高校仍停留在“逐級回報、分層傳達”的管理模式,在執行層面上采用以往條塊化思路,沒有減少中間環節和扁平化管理,即便成立了信息辦或者設立CIO機構,其信息化也難以順利展開,走彎路也難以避免。
可通過對原有的管理體制進行頂層設計來解決管理體制上的問題。管理體制建設是一項系統而復雜的工程,所涉及的因素多,需要優化其制度建設環境,其中包括意識環境、組織環境和人文環境等方面。
    在實際操作中,還要注重關系管理,提高信息化決策的科學性。注重與領域專家、需求單位、最終用戶之間的關系管理,通過設立相關委員會的形式定期交流和討論,對信息化發展提供建議和支持,為建立良好的信息化管理體制創造良好環境。
  高效合理的信息化管理體制會帶動業務模式和管理模式的形成,并具有相對穩定性。
  2.在服務模式和管理模式上
  利用信息化手段,按照人事、財務、資產全生命周期的概念,設計所能提供的信息化服務。信息化作為一種有力的工具,能在服務模式和管理模式上產生重大變革,并提供良好的技術支撐。
    重整信息化管理流程,利用好信息傳遞的即時性、虛擬性、開放性,通過信息技術有效實現業務過程的協同性,達到服務和管理效率的高速增長。


  3.提升信息化實施能力
    信息化建設實施能力,由規劃設計能力、項目管理能力、專業技術能力等幾個方面組成。
    規劃設計能力。做好總體規劃是搞好高校信息化的關鍵,總體規劃需要在充分了解學校的信息化現狀、學校的發展目標,特別是學校發展對信息化需求的基礎上,結合IT技術的發展形勢做出科學、全面的規劃。目前國內高校信息化的核心仍然是管理信息化和服務信息化,針對高校信息化現狀,設計出具有指導意義的總體規劃,作為信息化發展基礎支撐材料。一般由信息化經驗豐富的人擔任,并需由CIO來把關。
    項目管理能力。以技術部門和業務部門聯合組成項目團隊,從業務的角度去考慮系統的需要,利用業務部門來推動項目的實施進程。需要懂得項目管理和熟悉項目開發規范,這需要若干年的IT開發歷練,才能達到較高的項目管理和掌控能力。

  專業技術能力。對高校信息化實施人員的IT素質要求較高,要求具備較扎實的計算機理論知識,掌握常用的IT技術,至少在數據庫技術、網絡通信技術、界面技術、不同操作系統管理維護技術、開發語言等方面各有所長。

  以上這些專業能力是高校信息化過程中不可或缺的能力,需要高校重點培養與支持。
四、小結
  信息化過程中的“走彎路”現象與信息化體制、業務模式和管理模式、信息化實施能力密切相關,通過優化管理體制可形成相對穩定的信息化愿景,通過梳理業務服務和管理模式可大幅度減少頻繁的需求變動,通過提升信息化實施能力則能更好地貫徹落實好信息化愿景,滿足各方信息化需求。

  國內高校信息化道路還很漫長,研究“走彎路”現象可以減少高校管理成本、節約財政預算,也是保障高校信息化建設順利實施、提升總體師生滿意度的必然選擇。

來源:《中國教育信息化》雜志 作者:王成 黃莉

 

 

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